Co řešíme
Situace, které se v pracovní korespondenci opakují pořád dokola
Většina problémů s psaním v práci se dá zařadit do několika málo kategorií. Znát je předem pomáhá poznat vlastní text dřív, než ho odešlete.
Dlouhý e-mail, ve kterém se hlavní sdělení ztratí
Autor chce být zdvořilý a vysvětlit kontext, takže hlavní žádost přijde až ve čtvrtém odstavci. Čtenář se ale často zastaví dřív, nebo si sdělení najde a zbytek přeskočí. Pomáhá dát podstatné na začátek a kontext nechat jako doplněk pod ním.
Report, který je technicky přesný, ale nikdo ho nedočte
Data jsou v pořádku, ale struktura kopíruje postup práce místo priorit čtenáře. Výsledkem je dokument, kde je závěr schovaný mezi tabulkami. Řešením bývá jednoduché shrnutí nahoře a podpůrná data níž.
Zápis z porady, kterému nikdo nerozumí o týden později
Zápis se často píše jako přepis diskuze, ne jako záznam rozhodnutí. O týden později pak nikdo neví, kdo měl co udělat. Pomáhá jasně oddělit tři věci: co bylo rozhodnuto, kdo to má na starosti a do kdy.
Text, který zní buď příliš úředně, nebo příliš neformálně
Snaha znít profesionálně občas vede k toporným formulacím a zbytečně složitým souvětím. Opačný extrém je zase text tak neformální, že vyzní nedůvěryhodně. Hledáme střed, který zůstává čitelný a přitom respektuje kontext firmy.
Nejasná žádost, na kterou nikdo neodpoví
Když v textu chybí konkrétní otázka nebo termín, čtenář často neví, co přesně se od něj čeká, a odpověď odloží. Jasně formulovaná žádost s termínem výrazně zvyšuje šanci, že se věc pohne dál.
Jak k tomu přistupujeme
Úprava textu, ne jeho rozebrání na kousky
Nejde o to nabít text pravidly, kterých je potřeba si pamatovat deset. Spíš pracujeme s pár principy, které se dají použít prakticky na cokoliv: jedna myšlenka na odstavec, kratší věty tam, kde má čtenář rozhodovat, a jasné zakončení s dalším krokem.
Většina úprav je menších, než by člověk čekal. Často stačí přesunout jednu větu nahoru a škrtnout dvě, které jen opakují to, co už čtenář ví.
Máte konkrétní text, který vám dělá starosti?
Klidně ho popište v kontaktním formuláři. Probereme, jestli jde o otázku struktury, délky nebo tónu, a navrhneme, jak by se dal upravit.
Přejít na kontakt